Nebenkostenabrechnung

Die Nebenkostenabrechnung ist eine jährliche Pflichtaufgabe für Vermieter und bezeichnet eine Abrechnung der geleisteten Nebenkostenzahlungen.

Definition Nebenkostenabrechnung – Was ist das?

Einmal jährlich müssen Vermieter von Wohnraum eine Nebenkostenabrechnung anfertigen. Das gilt immer dann, wenn die Mieter eine Nebenkostenvorauszahlung leisten. Die entsprechenden Regelungen sind im § 556 BGB festgehalten.

Je nach dem Ergebnis der Abrechnung, müssen Mieter entweder eine Nachzahlung leisten, oder aber sie bekommen zu viel bezahlte Vorauszahlungen vom Vermieter erstattet.

Welche Kosten in die Nebenkostenabrechnung gehören

Laut Betriebskostenverordnung (§§ 1-2 BetrKV) sind unter anderem folgende Ausgaben als Nebenkosten auf die Mieter umlegbar:

• Warmwasser- und Heizkosten
• Wasser- und Abwassergebühren
• Fahrstuhlwartung
• Müllabfuhr
• Hausreinigung
• Gartenpflege
• Hausmeister
• Beleuchtung
• Schornsteinfeger
• Versicherungen
• Sonstige Betriebskosten

Welche Kosten nicht in die Nebenkostenabrechnung gehören

Im Gegensatz zu den obigen Punkten zählen folgende Ausgaben zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten:

• Instandhaltungskosten
• Reparaturkosten
• Grunderwerbsteuer
• Einkommensteuer
• Rechtsschutz
• Hausratversicherung
• Verwaltungskosten
• Anschlussgebühren

Angaben in der Nebenkostenabrechnung

Damit die Nebenkostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss sie folgende Angaben zwingend beinhalten:

• Abrechnungszeitraum
• Gesamtkosten
• Umlageschlüssel
• Berechnung des Anteils des Mieters
• Abzug der Vorauszahlungen

Fristen für die Nebenkostenabrechnung

Für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung haben Vermieter zwölf Monate Zeit. Die Frist beginnt mit dem Ende des Abrechnungszeitraums. Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2019 müssen Vermieter beispielsweise mit Frist bis zum 31.12.2020 erstellen.

Wird die Frist vom Vermieter nicht eingehalten, verfällt der Anspruch auf mögliche Nachzahlungen seitens des Mieters. Dies gilt aber nicht umgekehrt! So behalten Mieter auch bei einer verspäteten Abrechnung das Recht, zu viel gezahlte Zahlungen erstattet zu bekommen.

Verteilerschlüssel für die Nebenkosten

Der Umlage- oder auch Verteilerschlüssel bestimmt, wie die anfallenden Nebenkosten auf die einzelnen Mieter zu übertragen sind. Welcher der vier Verteilerschlüssel genutzt wird, muss vorher zwischen Mieter und Vermieter vereinbart werden. Wird keine Vereinbarung getroffen, werden die Nebenkosten nach den Quadratmetern der Wohnfläche umgelegt. Ansonsten können folgende Varianten genutzt werden:

1. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Verbrauch
2. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Personenzahl
3. Nebenkosten-Verteilerschlüssel nach Wohneinheit